Нехватка времени на рабочие задачи, личные дела и отдых создают серьёзные помехи не только рядовому специалисту, но и предпринимателю экспертного уровня. Но опытные бизнесмены умеют грамотно планировать расписание на каждый день и избегать непродуманных потерь времени. В этом им помогают цифровые инструменты тайм-менеджмента, при помощи которых экономия времени составляет не менее 5 часов в неделю.
Например, популярный онлайн-планировщик задач Fasti позволяет создавать расписание и делиться ссылкой на него с клиентами. В этом сервисе планируются созвоны и встречи, групповые конференции и индивидуальные собеседования. Клиенты могут записаться на встречу онлайн в любое время, выбирая свободные даты в расписании. Специалист в этом случае не тратит время на звонки и переговоры, а система автоматически отправляет через мессенджеры участникам встречи напоминания о дате и времени проведения.
Как эксперты планируют время
Главные факторы-помехи для предпринимателей экспертного уровня — смешение рабочих задач до беспорядочного перечня и отсутствие чёткого планирования. Опытные специалисты разделяют рабочие задачи по категориям, работают над собой в плане структурирования личных планов и концентрации внимания, используют цифровые планировщики и анализируют результаты. Это освобождает время для отдыха, профессионального развития и взаимодействия с клиентами.
Планирование предусматривает следующие действия:
- Постановку и оцифровку задачи. Планы сразу переносятся в приложение, и не остаются только в мыслях.
- Выделение трёх основных задач на один рабочий день. Эксперты не перегружают дневной план заведомо невыполнимыми задачами, а расставляют приоритеты по важности и сложности: сначала выполняют самую важную задачу, потом — менее сложные и важные. Незначительные или мелкие дела передаются помощникам.
- Тайм-блокинг. Опытные предприниматели выделяют для конкретных видов работ отдельное время. В процессе текущих дел эксперты стараются не отвлекаться на почту, не заходят в чаты.
Экспертный подход к тайм-менеджменту предусматривает также оставление резерва времени (пустых окон) на непредвиденные задачи и случаи форс-мажора. В конце недели (в воскресение) в обязательном порядке подводятся итоги истекших 7 дней. На аналитику достаточно отвести 15 минут, чтобы понять, по каким причинам не удалось успеть выполнить какое-либо запланированное действие. При составлении плана на новую неделю учитываются ошибки предыдущей.